U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata koji se organizira u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD2) u suradnji sa Općinom Vitez, u srijedu, 03. travnja/aprila 2024. godine u trajanju od 11.00 do 12:45 sati za sastanke u Velikoj sali Općine Vitez, održan je prvi mentorski sastanak za zainteresirane predstavnike organizacija civilnog društva (OCD).
Kako bi se osiguralo da su OCD obaviještene o mentorskoj sesiji, Općina Vitez je uputila poziv za učešće na mentorskom sastanku na službenoj internet stranici Općine Vitez, slanjem mailova te telefonskim pozivima. Mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno 14 učesnika/ca. Bilo je prisutno 11 predstavnika/ca (8M, 3Ž) iz 10 organizacija civilnog društva, dvije predstavnike Općine Vitez i jedna angažovana ReLOaD saradnica za mlade.
Mentorski sastanak je vođen i moderiran od strane predstavnika ReLOaD projekat i Općine Vitez.
Na početku mentorskog sastanka, mentor je kratko upoznao učesnike/ce sa projektom, otvorenim javnim pozivom, predviđenim financijskim vrijednostima, neophodnom dokumentacijom za apliciranje i slično. Preduvjet za evaluaciju aplikanta su dostavljanje dokumenata u tiskanoj verziji (ovjerena kopija važećeg Izvoda iz Registra udruženja/fondacija kod nadležnih ministarstava i kopija završnog godišnjeg financijskog izvješća za 2023. godinu), kao i četiri osnovna dokumenta u elektronskoj verziji na USB-u, a to su: prijedlog projekta, logička matrica, plan aktivnosti i proračun/budžet koja moraju biti međusobno tematski i logično povezana. Osim obvezne, aplikant je dužan da u elektronskoj verziji ili USB -u priložiti i dodatnu dokumentaciju: popunjen, potpisan, ovjeren i skeniran obrazac Administrativni podaci o aplikantu, popunjen, potpisan, ovjeren i skeniran obrazac Financijska identifikaciona forma, popunjena, potpisana, ovjerena i skenirana Izjava o podobnosti, popunjena, potpisana, ovjerena i skenirana Izjava o dvostrukom financiranju, popunjena, potpisana, ovjerena i skenirana Izjava o partnerstvu, popunjena Lista za provjeru, skeniran Statut organizacije, te skeniran godišnji narativni izvještaj organizacije za 2023. godinu.
Nadalje, učesnicima je pojašnjena uloga mentora, naglašavajući da je uloga mentora da ukaže na greške, te ne učestvuje u rješavanju istih. Mentor nema mandat da se direktno uključuje u izradu projektnog prijedloga, te u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva po principu „jedan na jedan“ nije dozvoljena, točnije prisustvo mentora i jednog predstavnika jedne OCD nije moguće.
U nastavku su navedene komponente koje u startu mogu dovesti do diskvalifikacije dostavljenih prijedloga projekata, a to su: trajanje projekta (6-9 mjeseci), traženi iznos mora biti u rasponu od 10.000,00 do 50.000,00 KM (ni manji, ni veći iznosi neće biti odobreni) i sve projektne aktivnosti se moraju provesti na području općine Vitez i u korist stanovnika općine Vitez.
Osim toga, prisutnima je pojašnjeno na koji način evaluaciona komisija procjenjuje operativne i financijske kapacitete aplikanta. U skladu sa navedeni, prisutnima je pojašnjeno da je neophodno unositi relevantne informacije o ranije realiziranim projektima kao i dostaviti biografije osoblja koje će biti angažirano u okviru projekta.
Akcenat se stavio na ozbiljnost pristupanju projekta, smjernice usklađivanja općeg cilja sa prioritetnim ciljevima. Fokusiranje na ciljnu grupu tokom implementacije projekta kao i na same korisnike projekta. Organizacijama je preporučeno da vode računa o usklađenosti budžeta i ciljne grupe, odnosno građanima i građankama kojima je projekat i namijenjen. Tokom mentorskog sastanka prisutni su postavljali pitanja koja se odnose na strukturu ciljne grupe. Mentor je naglasio da se relevantnost projekta ocjenjuje na osnovu odabrane tematske oblasti ali načina i metodologije na koji je opisana ciljana grupa, njihove potrebe i naravno transparentni odabir.
Svi administrativni troškovi moraju biti do 30% ukupne vrijednosti budžeta projekta. U tom smislu organizacija mora voditi računa o angažmanu osoblja koje će upravljati opremom, nabavci kancelarijskog materijala, režijskim i troškovima prevoza, te najmu kancelarijskog prostora. Maksimalni okvir Nabavka opreme, ukoliko je neophodna za realizaciju projekta, može ići do 30% budžeta ali je u prijedlogu projekta neophodno naglasiti njenu svrsishodnost i šta se dešava sa opremom po završetku projekta.
Projekti ne mogu biti nastavak aktivnosti nekih ranijih projekata, trebaju imati svoj početak i kraj, te jasno naznačen broj korisnika. Također je bilo pitanja vezano za budžet, posebno za osoblje projekta i način prikaza troškova putovanja tabelarno.
Naglašeno je da se projektni prijedlozi dostavljaju na jezicima naroda BiH te korištenjem formi koji su dostavljeni u okviru javnog poziva. Pojašnjeno je da se narativni dio iz aplikativne forme može proširiti ukoliko se smatra neophodnim, te da font koji se koristi u izradi dokumentacije može mijenjati ali treba biti ujednačen kroz dokumente.
Kako bi naredni mentorski sastanak bio što konstruktivniji mentor je naglasio da do narednog puta aplikanti pripreme opis ciljne grupe, što uključuje strukturu, potrebe i način uključivanja istih.
Naredni mentorski sastanak je dogovoren za ponedjeljak, 08. travnja/aprila 2024. godine sa početkom u 11h.
